Ihr nächster Mitarbeiter ist eine KI.

Nicht für Führung. Nicht für Entscheidungen. Für die Routine. Zehn KI-Agenten sortieren, fassen nach, rechnen und bereiten vor. Sie geben frei.

Kostenlosen QuickCheck buchen Das Team kennenlernen

Menschen entscheiden. KI erledigt Routine.

Ihr Büro, heute

07:30

Team arbeitet

Wie viele Jobs machen Sie eigentlich gleichzeitig?

In den meisten Unternehmen erledigen gut bezahlte Menschen Arbeit, für die niemand ihre Qualifikation braucht: sortieren, übertragen, nachfassen, suchen.

Schon 30 Minuten Routine pro Arbeitstag ergeben:

1 Person

110 Std.

5 Personen

550 Std.

10 Personen

1.100 Std.

1.100 Std. × 40 € Vollkosten ≈ 44.000 € pro Jahr

Beispielrechnung mit 220 Arbeitstagen. Kapazitätswert, keine Einsparzusage. Aber schon kleine Zeitgewinne werden wirtschaftlich interessant.

Ein KI-Agent ist kein Chatbot.

Ein Chatbot wartet auf Ihre Frage. Ein Agent hat eine feste Aufgabe, arbeitet mit Ihren Systemen und meldet sich, wenn ein Mensch entscheiden muss.

Heute

Mensch öffnet die Software
sucht die Information
bearbeitet den Vorgang
überträgt Daten ins nächste System
kontrolliert, ob nichts vergessen wurde

Im KI-Büro

Agenten überwachen Ihre Systeme
bereiten die Arbeit vor
führen definierte Routinen aus
melden Ausnahmen
Sie entscheiden und geben frei

Der Mensch wird vom Bearbeiter zum Entscheider.

Zehn Mitarbeiter. Keiner braucht einen Schreibtisch.

Jeder Agent hat eine klare Rolle, feste Rechte und einen Menschen, der freigibt. Moni verteilt die Arbeit, der Rest des Teams erledigt sie.

Alle Teammitglieder auf dieser Seite sind KI-Agenten. Die Porträts geben ihnen eine Rolle, keine Identität.

Ein ganz normaler Arbeitstag. Nur anders organisiert.

Begleiten Sie das Team von 07:30 Uhr bis Feierabend. Jede Station zeigt, was der Agent tut, wie viel Zeit das spart und was Sie weiterhin selbst entscheiden.

Alle Werte sind Richtwerte für einen typischen Büroarbeitsplatz: 220 Arbeitstage, 40 € Vollkosten pro Stunde. Ihre echten Werte ermitteln wir im QuickCheck.

07:30Arbeitsbeginn

Moni KI-Agentin

E-Mail und Postfach, koordiniert das Team

Sie öffnen morgens nicht mehr Ihr Postfach. Moni war schon da, hat jede Nachricht gelesen, eingeordnet und die Antworten vorbereitet, die heute rausmüssen.

versteht, priorisiert und sortiert jede E-Mail
legt Vorgänge an, erinnert an Fristen und schreibt Antwortentwürfe
verteilt Aufgaben an die richtigen Kollegen im KI-Team

45 Min.weniger pro Tag

165 Std.pro Jahr und Person

6.600 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektSie sehen morgens nur noch die vier E-Mails, die Ihre Entscheidung brauchen.

Sie entscheidenwelche Antwort rausgeht. Nichts wird ohne Freigabe versendet.

Posteingangheute, 07:30

0neue E-Mails analysiert

Kanzlei BergerFrist Vertragsverlängerung bis Freitag

liest …Entscheidung heute

Müller Bau GmbHAnfrage: Angebot für Halle 3

liest …Entwurf bereit

Sabine KrausPasst Ihnen Dienstag um 10 Uhr?

liest …Termin erkannt

Lieferant NordRechnung 2026-0412, Betrag weicht ab

liest …Rechnung prüfen

BranchenverbandNewsletter September

liest …abgelegt

4 wichtig3 Entwürfe2 Termine1 Rechnung37 abgelegt

3 Antwortentwürfe warten auf Ihre FreigabeFreigeben

3 Antworten freigegeben und versendet✓

Beispielablauf mit Beispieldaten

08:15Vertrieb

Lukas KI-Agent

Vertriebsleiter, Lead- und Funnel-Analyse

Der erste Interessent des Tages ist da. Früher landete er im CRM und wurde irgendwann angerufen. Heute hat jeder Lead einen Status, einen nächsten Schritt und ein Datum.

analysiert Leads und Funnels in Ihrem CRM
erkennt fällige Follow-ups und legt Aufgaben mit Datum an
zeigt Engpässe in der Pipeline und schlägt Maßnahmen vor

30 Min.weniger pro Tag

110 Std.pro Jahr und Person

4.400 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektKein Lead wird mehr „irgendwann“ nachgefasst. Sie wissen jeden Morgen, wen Sie anrufen.

Sie entscheidenwen Sie anrufen und welche Nachricht rausgeht.

CRM, Lead-Pipelineheute, 08:15

Neu

Kontaktiert

Qualifiziert

Termin

Schneider

Hofmann

Weber

Klein

Follow-up fällig

Hofmann Dach2 Kontaktversuche, 3. Versuch heute 14:00 geplant

0neue Leads

0Follow-ups fällig

0Termine vereinbart

Lead-Bericht per Telegram an Sie gesendetÖffnen

Beispielablauf mit Beispieldaten

08:45Reaktivierung

Janette KI-Agentin

Vertriebsleiterin, Leads reaktivieren

In jedem CRM schlafen Kontakte, für die Sie schon einmal Geld und Zeit bezahlt haben. Janette weckt sie auf, persönlich und in großer Zahl.

findet ruhende Kontakte und prüft, was zuletzt besprochen wurde
schreibt jeden Kontakt persönlich an, statt Massenmails zu verschicken
antwortet auf Rückmeldungen und bringt Interessenten zurück ins Gespräch

20 Min.weniger pro Tag

73 Std.pro Jahr

2.933 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektNeue Gespräche aus Kontakten, die Sie bereits haben. Ohne einen Euro zusätzliches Werbebudget.

Sie entscheidenwelche Kontakte angeschrieben werden und mit welcher Botschaft.

Reaktivierungheute, 08:45

0Kontakte seit über 12 Monaten ohne Gespräch

Braun Haustechnikzuletzt: März 2025, Wartungsvertrag

ruhtangeschriebenwill Termin

Fischer & Partnerzuletzt: Januar 2025, Angebot offen

ruhtangeschrieben

Lange Metallbauzuletzt: November 2024, Erstgespräch

ruhtangeschriebenim Herbst melden

Roth Logistikzuletzt: Mai 2025, Webinar besucht

ruhtangeschrieben

„Herr Braun, im März ging es um die Wartung Ihrer Anlagen. Ist das Thema bei Ihnen noch offen?“persönlich formuliert aus der Kontakthistorie

0angeschrieben

0Antworten

0Gespräche

Beispielablauf mit Beispieldaten

09:30Kundenservice

Claudia KI-Agentin

Community-Managerin und Customer Success

Die meisten Kundenfragen wurden schon hundertmal beantwortet. Claudia kennt die Antworten, beantwortet Standardfragen in Minuten und gibt Ihnen die Fälle, die Fingerspitzengefühl brauchen.

beantwortet wiederkehrende Fragen aus Ihrer Wissensbasis
betreut Community und Kundenkommunikation
erkennt Beschwerden und leitet sie mit Vorgangshistorie an Sie weiter

30 Min.weniger pro Tag

110 Std.pro Jahr und Person

4.400 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektKunden bekommen Antworten in Minuten statt am nächsten Tag. Das spürt man in der Kundenbindung.

Sie entscheidenbei Beschwerden, Sonderfällen und allem, was Kulanz braucht.

Kundenanfragenheute, 09:30

Guten Morgen, wo finde ich die Rechnungskopien aus dem letzten Quartal?Firma Brandt, per E-Mail

Guten Morgen Herr Brandt, Ihre Kopien liegen im Kundenportal unter Dokumente, Q2 2026. Den direkten Link habe ich beigefügt.Quelle: Wissensbasis, Kundenportal

offenbeantwortet in 2 Minuten

Die Lieferung ist schon wieder zu spät. So geht das nicht weiter.Firma Adler, per E-Mail

Beschwerde erkannt: an Sie weitergeleitet, mit HistorieÜbernehmen

0Anfragen heute

0direkt gelöst

0an Sie

Beispielablauf mit Beispieldaten

10:30Angebote

Thomas KI-Agent

Angebots- und Kalkulations-Agent

„Können Sie mir bitte ein Angebot schicken?“ Thomas nimmt Kundendaten, Gesprächsnotizen und Ihre Preisliste und baut daraus einen fertigen Entwurf, geprüft und nachvollziehbar kalkuliert.

erstellt Angebote auf Basis Ihrer Vorlage und Preise
prüft Kalkulation, Marge und Pflichtangaben auf Plausibilität
bereitet die Angebotsmail vor und versendet erst nach Ihrer Freigabe

40 Min.weniger pro Tag

147 Std.pro Jahr und Person

5.867 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektDas Angebot geht am selben Tag raus, solange der Kunde noch warm ist.

Sie entscheidenüber Preis, Rabatt und Versand. Jede Kalkulation ist belegt.

Angebot 2026-118heute, 10:30

CRM: Müller Bau GmbHGesprächsnotiz 09:30Preisliste 2026

Müller Bau GmbH, Halle 3Entwurf

Planung und Bestandsaufnahme2.400,00 €

Montage, 3 Tage, 2 Personen5.760,00 €

Material laut Aufmaß4.980,00 €

Dokumentation und Abnahme1.720,00 €

Summe netto0 €

✓ Preise aus Liste 2026✓ Marge im Zielbereich✓ Pflichtangaben vollständig

Angebot wartet auf Ihre FreigabeFreigeben

Versendet. Nachfassen am 17.09. geplant✓

Beispielablauf mit Beispieldaten

11:30Research

Tina KI-Agentin

Research- und Content-Agentin

„Worüber schreiben wir diese Woche?“ Tina beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird. Sie sammelt Themen aus Kundenfragen, Fachpresse und Suchtrends und liefert ein fertiges Briefing.

recherchiert Trends, Themen und Fragen Ihrer Zielgruppe
erstellt Content-Ideen, Texte und Briefings
liefert das Wissen für Posts, Newsletter und Webinare

25 Min.weniger pro Tag

92 Std.pro Jahr

3.667 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektNie wieder vor dem leeren Blatt sitzen. Ihre Inhalte beantworten, was Kunden wirklich fragen.

Sie entscheidenwelches Thema kommt und welche Aussage Ihre Firma trifft.

Research, Wochenthemaheute, 11:30

Häufige Kundenfragen

Fachpresse der Woche

Suchanfragen im Trend

Beiträge der Wettbewerber

Thema

E-Rechnung: Was sich 2027 für Ihre Kunden ändert

Aufhänger

„Muss ich ab nächstem Jahr etwas umstellen?“

Kernaussagen

Formate

LinkedIn-PostNewsletterWebinar-Folie

Briefing an Sie und Melanie übergebenThema freigeben

Beispielablauf mit Beispieldaten

12:30Gestaltung

Melanie KI-Agentin

Senior Art Director, Creative Direction

Aus Tinas Briefing wird ein Motiv. Melanie gestaltet Werbemittel in Ihren Markenfarben und liefert jedes Motiv gleich in allen Formaten, die Sie brauchen.

entwickelt Visuals und Werbemittel aus einem Briefing
gestaltet für Anzeigen, Social Media, Webinare und Funnels
achtet auf Branding, Stil und Wiedererkennung

25 Min.weniger pro Tag

92 Std.pro Jahr

3.667 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektEin einheitlicher Markenauftritt in jedem Kanal, ohne Wartezeit auf die Agentur.

Sie entscheidenwelches Motiv live geht.

Motiv, Webinar-Anzeigeheute, 12:30

Ihr nächster Mitarbeiter ist eine KI.

Live-Webinar: Das KI-Büro

Platz sichern

1:1

4:5

9:16

✓ Markenfarben✓ mobil lesbar3 Formate

Motiv wartet auf Ihre FreigabeFreigeben

Beispielablauf mit Beispieldaten

13:00Buchhaltung

Heike KI-Agentin

Vorbereitende Buchhaltung

Schluss mit der Schnitzeljagd nach Belegen. Heike gleicht Kontobewegungen mit Rechnungen aus Postfach, Portalen und Ordnern ab und sagt Ihnen genau, was noch fehlt.

erfasst und prüft Belege, ordnet sie Zahlungen zu
schreibt Rechnungen und prüft Zahlungseingänge
behält offene Posten im Blick und bereitet Auswertungen vor

35 Min.weniger pro Tag

128 Std.pro Jahr und Person

5.133 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektVollständige Unterlagen für den Steuerberater, ohne Suchen am Monatsende.

Sie entscheidenüber Zahlungen und Rückfragen. Ihr Steuerberater bleibt Ihr Steuerberater.

Belegabgleich Septemberheute, 13:00

0zugeordnet

0fehlen

0bitte klären

03.09.Telekom Business−89,90 €sucht Beleg✓ zugeordnet

04.09.Tankstelle A40−74,12 €sucht Beleg✓ zugeordnet

05.09.Müller Bau GmbH+8.450,00 €sucht Rechnung✓ bezahlt

08.09.Software-Abo−49,00 €sucht BelegBeleg fehlt

09.09.Überweisung ohne Zweck+1.200,00 €sucht Vorgangbitte klären

Erinnerung

Rechnung Software-Abo beim Anbieter angefordert

Unterlagen für den Steuerberater vorbereitetÜbergeben

Beispielablauf mit Beispieldaten

14:30Anzeigen

Christoph KI-Agent

Head of Performance Marketing, Meta Ads

„Marketing müsste man auch noch machen.“ Christoph macht es jeden Tag. Er beobachtet Ihre Kampagnen, erkennt schwache Anzeigen früh und schlägt vor, wohin das Budget fließen sollte.

plant, erstellt und optimiert Meta-Ads-Kampagnen
testet Zielgruppen, Motive und Budgets
meldet Kosten pro Lead und Auffälligkeiten täglich

20 Min.weniger pro Tag

73 Std.pro Jahr

2.933 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektIhr Budget fließt dorthin, wo Anfragen entstehen, statt tagelang in schwache Anzeigen.

Sie entscheidenüber jede Budgetänderung und jede neue Kampagne.

Leadkampagne Webinarheute, 14:30

Kosten pro Lead, letzte 14 Tage−31 %

Anzeige A, Kundenstimme21 € / Leadläuft

Anzeige B, Grafik38 € / Leadläuftpausiert

Anzeige C, Video24 € / Leadläuft

Vorschlag: Budget von B auf A verschiebenFreigeben

Budget verschoben, Test läuft 7 Tage✓

Beispielablauf mit Beispieldaten

15:30Auswertung

Matthias KI-Agent

Webinar-Analyst und Conversion-Stratege

Nach jedem Webinar weiß Matthias, an welcher Stelle Teilnehmer abspringen, wann der Chat lebendig wird und was Sie beim nächsten Mal anders machen sollten.

analysiert Webinare und Teilnehmerverhalten
erkennt Conversion-Hebel und Optimierungspotenziale
liefert konkrete Empfehlungen für mehr Termine und Umsatz

15 Min.weniger pro Tag

55 Std.pro Jahr

2.200 €Kapazitätswert pro Jahr

Ihr EffektJedes Webinar wird messbar besser, statt aus dem Bauch heraus verändert zu werden.

Sie entscheidenwelche Änderung Sie beim nächsten Termin testen.

Webinar-Auswertungheute, 15:30

0Anmeldungen

0live dabei

0Gespräche gebucht

Anwesenheit über 60 MinutenTeilnehmer

Hebel 1

Erklärteil auf Folie 18 um 4 Minuten kürzen

Hebel 2

Angebot 5 Minuten früher testen

Empfehlung für das nächste Webinar liegt bereitÜbernehmen

Beispielablauf mit Beispieldaten

16:30

Feierabend. Und nichts ist liegen geblieben.

Statt sieben Systeme zu prüfen, lesen Sie einen Bericht. Moni fasst zusammen, was das Team erledigt hat und welche Entscheidungen auf Sie warten.

Tagesbriefing per Telegram oder E-Mail

0E-Mails verarbeitet
0Leads geprüft
0Kundenfragen beantwortet
0Angebot vorbereitet
0Belege zugeordnet
0Motive angelegt

3 Entscheidungen warten auf morgenansehen

Moni verteilt. Die Agenten bereiten vor. Sie geben frei.

Das Team arbeitet Hand in Hand. Jeder Vorgang durchläuft dieselben sechs Schritte, und an der entscheidenden Stelle steht immer ein Mensch.

Eingang

E-Mails, Anfragen, Leads, Belege und Daten kommen an.

Verstehen

Moni erkennt Inhalt, Absender und Dringlichkeit.

Weiterleiten

Der Vorgang geht an den zuständigen Agenten.

Vorbereiten

Entwurf, Abgleich oder Analyse entsteht.

Ihre Freigabe

Sie prüfen, ändern oder geben frei.

Bericht

Alles ist dokumentiert und nachvollziehbar.

Was bekommt Ihr Team zurück?

Wählen Sie die Agenten, die zu Ihrem Alltag passen, und stellen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Ihr KI-Team

Vollkosten pro Stunde 40 € Gehalt, Nebenkosten und Arbeitsplatz eines Büromitarbeiters

Personen mit Büroarbeit 1 wirkt auf Moni, Lukas, Claudia, Thomas und Heike, die pro Person arbeiten

Stunden Routine pro Jahr, die Ihr Team zurückbekommt

Arbeitstage à 8 Stunden

0 €

Kapazitätswert pro Jahr

Echte Werte im QuickCheck ermitteln

Beispielrechnung mit 220 Arbeitstagen und Richtwerten pro Agent. Kapazitätswert, keine Einsparzusage.

KI darf nicht alles. Und das ist Absicht.

Jeder Agent tut exakt das, was ihm erlaubt wurde. Nicht mehr. Kein Autopilot, keine Blackbox mit Vollzugriff.

Was ein Agent nie darf

kritische Entscheidungen ohne Ihre Kontrolle treffen
ungeprüft rechtsverbindlich kommunizieren
Zahlungen auslösen
beliebige Systemrechte erhalten
unkontrolliert auf sensible Daten zugreifen

Was immer gilt

definierte Rechte für jeden einzelnen Agenten
Freigabe durch einen Menschen vor jedem Versand
Protokoll jeder Aktion, jederzeit nachvollziehbar
klare Eskalation an Sie bei Ausnahmen
Datenschutz nach DSGVO von Anfang an mitgeplant

Wir beginnen nicht mit einem Agenten. Wir beginnen mit Ihrem Prozess.

Nicht alles automatisieren. Das Richtige zuerst. Deshalb führt der Weg ins KI-Büro über drei Stufen.

KI-Büro QuickCheck

20 Minutenkostenlosunverbindlich

Wir verstehen Ihren Betrieb und prüfen ehrlich, ob sich eine tiefere Analyse lohnt. Auch wenn wir danach nicht zusammenarbeiten, nehmen Sie mit:

Ihr KI-Potenzial-Profil
Ihre drei größten Automatisierungshebel
eine klare Start-Priorität
Ihre KI-Potenzialkarte auf einer Seite

QuickCheck buchen

KI-Büro Unternehmensanalyse

Nur bei echtem Potenzial. Das Ergebnis ist Ihr persönlicher KI-Büro-Fahrplan. Er gehört Ihnen, auch wenn Sie nicht mit uns umsetzen.

IST-Analyse und Zeitfresser
Prioritäten und Agenten-Konzept
System- und Schnittstellenplan
Umsetzungsfahrplan
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Umsetzung

Wenn Sie möchten, bauen wir es auch. Was davon passt, ergibt sich aus der Analyse, nicht umgekehrt.

KI-Büro SoloStandardisierte Module für Selbstständige und kleine Unternehmen

KI-Büro BusinessMehrere Agenten, Integrationen und individuelle Prozesse

KI-Büro IndividualKomplexe Unternehmensprozesse und eigene Architektur

Förderung kann möglich sein.

Für geeignete Unternehmen können Beratungsleistungen unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig sein. Ob das bei Ihnen zutrifft, prüfen wir individuell. Es muss sich aber auch ohne Förderung rechnen.

Häufige Fragen

Was kostet ein KI-Büro?

Das hängt vom Umfang Ihrer Prozesse ab. Eine seriöse Einordnung ist erst möglich, wenn wir Ihren Betrieb verstanden haben. Genau dafür sind QuickCheck und Analyse da. Der QuickCheck selbst ist kostenlos.

Muss ich meine Software wechseln?

In vielen Fällen nein. Ziel ist, Ihre bestehenden Systeme zu verbinden: Postfach, CRM, Ablage, Buchhaltung. Die Agenten arbeiten dort, wo Ihre Daten heute schon liegen.

Ersetzt das meine Mitarbeiter?

Nein. Es geht darum, Menschen von Arbeit zu befreien, für die man keine Menschen braucht. Die Fachkraft macht wieder Facharbeit, der Verkäufer verkauft, und die Geschäftsführung entscheidet.

Arbeiten die Agenten ohne Kontrolle?

Nein. Jeder Agent hat definierte Rechte, jede Aktion wird protokolliert, und alles, was Ihr Haus verlässt, geht vorher über Ihre Freigabe. Ausnahmen landen bei einem Menschen.

Was ist mit dem Datenschutz?

Rechte, Datenflüsse, Freigaben und Protokollierung legen wir für jeden Prozess einzeln fest, bevor ein Agent startet. Welche Daten ein Agent sehen darf, entscheiden Sie.

Wie viel Zeit kostet mich das?

Der QuickCheck dauert 20 Minuten. Alles Weitere planen wir gemeinsam, in Ihrem Tempo und passend zu Ihrem Tagesgeschäft.

Für wen ist das KI-Büro nicht geeignet?

Wenn Sie zunächst nur ein wenig mit ChatGPT experimentieren möchten. Das KI-Büro ist für Unternehmer, Geschäftsführer und Selbstständige mit echten, wiederkehrenden Büroprozessen, die bereit sind, diese zu verändern.

Welche Arbeit wollen Sie morgen nicht mehr selbst machen?

In 20 Minuten finden wir heraus, was KI Ihnen tatsächlich abnehmen kann. Wenn es für Sie keinen Sinn ergibt, sagen wir Ihnen genau das.

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